Personalehåndbog

Hos HFS Group har vi selvfølgelig også en håndbog for vores ansatte personale. Hvis man har interesse i at læse den inden en evt. ansøgning eller inden man som kunde kontakter os, kan den læses her

Personalehåndbog for medarbejdere ansat hos HFS Group ApS

Indhold

HFS historie ………………………………………………………………………………………………………………………. 2

Interne og eksterne værdier ……………………………………………………………………………………………….. 3

Mødekultur ………………………………………………………………………………………………………………………. 3

RMI ………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 3

Indberetning af timer …………………………………………………………………………………………………………………… 3

Omgangstone……………………………………………………………………………………………………………………. 4

Sygdom/barn-syg/tandlægebesøg ………………………………………………………………………………………. 4

Personlig hygiejne ……………………………………………………………………………………………………………………….. 4

Alkohol……………………………………………………………………………………………………………………………… 4

Rygepolitik ………………………………………………………………………………………………………………………… 5

Ferie………………………………………………………………………………………………………………………………….. 5

Personalemøder ………………………………………………………………………………………………………………… 5

Medarbejdersamtaler (MUS) ………………………………………………………………………………………………. 5

Tavshedspligt ……………………………………………………………………………………………………………………. 5

Beklædning/id-kort/nøgler/alarm ……………………………………………………………………………………….. 6

 

 

HFS historie

I 2015 startede ejer og stifter Peter Mortensen – Hygiejnemanden, som i dag hedder HFS Group. Firmaet startede med udelukkende at sælge rengøringsartikler og forbrugsvarer, men ret hurtigt stod det klart, at firmaet skulle noget mere og det var faktisk på grund af kundeforespørgsler, at firmaet blev udvidet til også at være et rengøringsfirma.

Udover at være den administrative daglige leder “bag skrivebordet” er Peter også driftsmanden i HFS rengøringsafdeling. Dermed formår han at bevare den daglige kontakt til rengøringspersonalet og kunderne. Det betyder bl.a. at ved sygdom, ferie eller perioder med spidsbelastninger vil kunderne ”risikere” også at kunne møde chefen selv i gang med støvsugeren eller med at svinge kosten.

HFS værdier:

Hos HFS Group er det vigtigt, at medarbejderne trives og er glade for at gå på arbejde. Vi er overbeviste om, at glade medarbejdere er bedre til at udføre deres arbejde, hvilket i sidste ende er til gavn for kunderne. Ved at efterleve nedenstående syv kerneværdier, kan vi alle være med til at gøre HFS til en bedre arbejdsplads og samtidig sikre at vores kunder og samarbejdspartnere også bliver så glade for os, at de ønsker at gøre brug af vores serviceydelser igen og igen.

1) Integritet – vi nøjes ikke bare med at sige, at vi er gode, vi beviser det rent faktisk også ude hos kunderne.

2) Respekt – vi taler og opfører os respektfuldt overfor hinanden og kunderne. Ved at gå foran som et godt eksempel, vinder man nemmere andres respekt.

3) Kundefokus – vi har altid kunden i fokus og tilpasser os hver enkelt kundes særlige ønsker og behov.

4) Åben kommunikation – vi taler åbent og ærligt om tingene både i vores omgang med hinanden og med kunderne.

5) Professionalisme – vi ønsker at fremstå som en seriøs og professionel udbyder som kunderne kan stole på udfører de aftalte opgaver til punkt og prikke.

6) Ærlighed – vi ønsker at fremstå som en ærlig og tillidsvækkende virksomhed, hvor kunderne ved, at vi siger det vi mener og kan stå inde for det.

7) Ansvarlighed – vi tager ansvar for de ting vi siger og gør, for kun derved kan vi levere et tilfredsstillende resultat hver gang.

Mødekultur:

Man møder på sin arbejdsplads til den aftalte tid og bruger den fornødne tid på opgaven som der er afsat.

RMI:

Vi har i HFS Group i samarbejde med medarbejderne på et personalemøde lavet vores egen RMI – ”Rette Mentale Indstilling”, som beskriver vores værdier fra medarbejder til kunde, medarbejder til medarbejder samt ledelse til medarbejder. Man kan læse hele vores RMI på  https://hfsgroup.dk/rmi/

Indberetning af timer:

Alle medarbejder skal for at få løn, indberette deres timer i vores styringssystem ”Leanpoint”. Dette gøres via en app som medarbejderen kan hente ned på deres egne telefoner. Det er vigtigt at der bliver indberettet korrekt på den enkelte opgave / kunde, da systemet også bruges til at udsende faktura til vores kunder for udført arbejde.

Omgangstone:

Hos HFS har vi en uformel omgangstone. Det betyder naturligvis ikke, at man må sige lige, hvad man har lyst til ligesom det heller ikke er ligegyldigt, hvordan man siger tingene. Er der noget, der irritere en omkring arbejdspladsen eller ens kollegaer, så kom endelig med kritikken. Men husk den gode omgangstone, så vi kan få en god dialog omkring de ting, der skal ændres eller forbedres.

Sygdom/barn-syg/tandlægebesøg Sygemelding:

Hvis du på grund af sygdom er forhindret i at møde på arbejde, skal nærmeste leder kontaktes telefonisk/sms senest kl. 06.00 samme dag eller snarest muligt hvis det drejer sig om aftenarbejde. Manglende fremmøde uden sygemelding vil være at betragte som ulovlig udeblivelse og kan medføre ansættelsesretlige konsekvenser. Barnets første sygedag: Ved pasning af sygt, hjemmeboende barn under 14 år, har du ret til frihed uden løn på barnets første sygedag, såfremt følgende betingelser er opfyldt: 1. Friheden er nødvendig 2. Kun den ene forælder afholder friheden

Sygemelding skal ske telefonisk/sms til nærmeste leder senest kl. 06.00 samme dag. Manglende fremmøde uden sygemelding vil være at betragte som ulovlig udeblivelse og kan medføre ansættelsesretlige konsekvenser.

Læge-/tandlægebesøg: Læge- og tandlægebesøg er selvbetalte og skal som udgangspunkt lægges uden for arbejdstiden. Hvis konsultationen ikke kan lægges udenfor arbejdstiden, skal frihed hertil aftales med nærmeste leder i forvejen.

Personlig hygiejne:

Vi forventer at alle vores medarbejder har en holdning til sin egen personlige hygiejne, og at man derfor møder på job i tøj som er nyvasket eller tilsvarende samt at man selv har en hygiejnisk udståling af selv at have været i bad inden for hvad man må forvente af en gennemsnitlig person. Har man udforinger med lugt når man arbejder / sveder, så tager man forholdsregler overfor det med evt. en ekstra t-shirts og deorant, således at kunden ikke oplever at komme ind i et rengjort lokale som så i stedet lugter af sved.

Alkohol:

Der må ikke indtages alkohol i arbejdstiden.

En overtrædelse af forbuddet vil medføre øjeblikkelig hjemsendelse uden løn og kan få ansættelsesretlige konsekvenser, såsom afskedigelse eller bortvisning.

Medarbejdere og ledelsen skal være opmærksomme på, om der er medarbejdere der har et misbrug af alkohol eller andre rusmidler, som direkte eller indirekte påvirker varetagelsen af arbejdsopgaverne.

Hvis der er mistanke om påvirkning af alkohol og/eller rusmidler, forbeholder HFS sig retten til at få udtaget prøver.

Rygning:

Der må alene ryges på udendørs arealer og der skal i forbindelse hermed tages hensyn til kollegaer og kunder, samt hensyn til kundens rygepolitik det pågældende sted. Rygning på indendørs arealer, herunder bygninger, transportmidler m.v., er ikke tilladt. En overtrædelse af rygepolitikken kan medføre ansættelsesretlige konsekvenser, såsom afskedigelse eller bortvisning.

Ferie:

Af hensyn til vagtplanlægning skal ferieønsker meldes ind via mail eller sms til ledelsen senest 3 måneder inden den ønskede ferie. Da alle medarbejdere ikke kan holde ferie på samme tidspunkt, er det i sidste ende ledelsen som ligger en samlet planlægning for ferie, som tilgodeser så hvidt muligt alle medarbejders ønsker og behov.

Personalemøder:

Der afholdes 2 obligatoriske personalemøder om året. Formålet er, at deltagerne på personalemøderne får god faglig inspiration, oplever at rammerne omkring arbejdet bliver tydeligere, at arbejdspladskulturen udvikles og at der er mulighed for idéudvikling, samt at møde de kollegaer som man ikke lige møder til hverdag under hyggelige former.

Medarbejdersamtaler (MUS):

En gang om året afholdes der medarbejderudviklingssamtaler. Medarbejdersamtale eller medarbejderudviklingssamtale (MUS) er en struktureret og fremadrettet samtale mellem leder og medarbejdere. Til samtalen taler man typisk om emner som personlige kompetencer, faglige kompetencer, arbejdsopgaver, forventninger og udviklingspotentiale. Formålet er typisk at skabe medarbejderudvikling med afsæt i den enkeltes unikke kombination af styrker, udfordringer og potentiale.

Tavshedspligt:

Som medarbejder hos HFS har du altid tavshedspligt overfor din arbejdsgiver og arbejdsplads. Når du har tavshedspligt, betyder det, at du ikke må videregive, udnytte, eller på anden måde gøre brug af den fortrolige information, du bliver bekendt med i forbindelse med dit arbejde. Ifølge markedsføringsloven har du som medarbejder tavshedspligt over for din arbejdsplads. Denne tavshedspligt gælder både under ansættelsen men også tre år efter, du er fratrådt.

Tavshedspligten omfatter såkaldte erhvervshemmeligheder. Erhvervshemmeligheder er viden om din arbejdsplads, der ikke er offentligt tilgængelig og drejer sig typisk om forhold vedrørende:

Virksomhedens økonomi

Kunderelationer

Kundelister

Leverandører

Beklædning/id-kort/nøgler/alarm:

Udleverede beklædning med HFS logo samt id-kort skal benyttes på arbejdspladsen, så det er tydeligt for arbejdspladsens medarbejdere at du kommer fra HFS. Hvis du stopper hos HFS skal disse ting leveres tilbage.

Man er som medarbejder ansvarlig for de nøgler, man får udleveret og er derfor også ansvarlig for at disse nøgler bliver opbevaret forsvarligt. Udleveret nøgler skal tilbageleveres til rengøringslederen, når man stopper på en plads. Er der alarm på arbejdspladsen er man som medarbejder ansvarlig for at denne bliver slået til/fra ved hvert besøg efter anvisning. Sker dette ikke og ved gentagne tilfælde, vil HFS opkræve halvdelen af den udgift, HFS får i forbindelse med vagtudkørsel af kundens alarmselskab.